5 Puntos Clave para Alinear las Conciliaciones de Cuentas con los Reportes Financieros

En el típico período financiero, las conciliaciones de cuentas se realizan después del cierre. Los contadores primero revisan cada cuenta en los estados financieros para luego verificar la precisión de cada saldo enumerado. Este proceso a menudo implica comparar el saldo del estado financiero con otra fuente de información; por ejemplo, comparar el saldo de la cuenta de efectivo con un extracto bancario externo. Otros ejemplos de cuentas críticas que requieren conciliación incluyen Cuentas por pagar (en comparación con el libro auxiliar de AP) o Cuentas por cobrar (en comparación con el libro auxiliar de AR).

Las conciliaciones de cuentas se realizan principalmente para garantizar la coherencia y la precisión de los reportes financieros. Y para las empresas que cotizan en la bolsa que necesitan reportar los resultados financieros a las partes externas interesadas, las conciliaciones de cuentas son una forma de control interno clave, en el que deben estar disponibles los registros de auditoría detallados para respaldar todos los saldos de las cuentas.

¿Qué sucede cuando las conciliaciones de cuentas no están alineadas?

Para muchas organizaciones, el proceso de conciliación de cuentas no solo implica un trabajo manual que requiere mucho tiempo, sino que también provoca retrasos significativos en el proceso de cierre financiero. ¿Por qué? Bueno, la mayoría de las empresas globales medianas y grandes deben conciliar cientos o miles de cuentas durante el cierre de trimestre o fin de mes en la empresa matriz y varias subsidiarias. Algo más que también se relaciona con este proceso: la necesidad de reconciliar datos entre múltiples aplicaciones de software que se utilizan para administrar el negocio. Cuantos más sistemas, más conciliaciones se requieren.

Los principales departamentos financieros están intentando eliminar los riesgos de los procesos manuales. Estos riesgos pueden incluir conciliaciones faltantes o perdidas, cuentas no conciliadas, uso inadecuado de transferencias y justificación o documentación insuficiente, y eliminarlos ayuda a proteger a las organizaciones contra errores costosos. Por lo tanto, muchas organizaciones han adoptado aplicaciones de software de conciliación de cuentas independientes para hacer frente a estos problemas.

Sin embargo, esta solución no siempre es la respuesta correcta. ¿Por qué? Bueno, con las aplicaciones de conciliación de cuentas independientes, existe una “brecha de integridad de datos” (consulte la Figura 1) entre las conciliaciones de cuentas y los estados financieros. Cuando las cuentas se concilian en un sistema separado del proceso de generación de reportes financieros, es fácil que se produzcan datos desincronizados, lo que provoca retrasos en el proceso de cierre y problemas con la integridad de los datos.

Figure 1: Standalone Account Reconciliation Applications

¿Por qué Alinear las Conciliaciones de Cuentas con los Reportes Financieros?

Alinear las conciliaciones de cuentas y los reportes financieros, en última instancia, mejora la integridad de los resultados financieros y brinda a Finanzas y a las partes interesadas una mayor confianza. Pero incluso más allá de esos beneficios, se pueden obtener importantes beneficios de tiempo y costo. También se pueden obtener mayores niveles de visibilidad y control.

¿Aún no está convencido de los beneficios? Aquí hay 5 razones clave para alinear las conciliaciones de cuentas con los reportes financieros:

1. Elimine las cargas de datos duplicados: Al combinar varias fuentes de datos en una única conexión directa y luego reutilizar los datos para múltiples procesos, se eliminan las cargas de datos duplicados. Los equipos de finanzas pueden cargar los balances de prueba del libro mayor una vez en un solo sistema para consolidaciones financieras, informes y conciliaciones de cuentas: los datos siempre estarán sincronizados y el proceso de cierre será más rápido y eficiente. Los usuarios reciben una alerta de verificación de estado de conciliación inmediata si un saldo previamente conciliado ha cambiado debido a una importación de saldo de prueba actualizado.
2. Ahorre tiempo – comience las grabaciones antes de que finalice el cierre: Los usuarios pueden comenzar las conciliaciones de cuentas tan pronto como se envían los balances de prueba, ya no es necesario esperar a que se complete el cierre corporativo. La recopilación de datos debe facilitarse con flujos de trabajo que guíen a los usuarios a través de sus tareas. Por lo general, los usuarios pueden cargar los balances de comprobación por su cuenta en lugar de enviarlos a la empresa, lo que acelera el proceso y garantiza una mejor calidad de los datos.
3. Entregar reportes de gestión de riesgos en el balance general:  Los usuarios deben tener acceso a una vista inmediata (consulte la Figura 2) del estado de todas las conciliaciones de alto riesgo en relación con los reportes financieros. Como resultado, los usuarios pueden comprender fácilmente el puntaje de calidad de los reportes financieros, obtener una mayor confianza en sus resultados y lograr una verdadera gestión de riesgos.
   
   

   Figure 2: Balance Sheet Risk Management

4. Benefíciese de alertas en tiempo real – señales financieras: Las alertas automáticas de cambios en los estados de saldos de cuentas conciliados (consulte la Figura 3) garantizan la confianza de que los reportes siempre están alineados con las conciliaciones. Con información semanal o diaria sobre las tendencias y señales inherentes a las conciliaciones, los usuarios pueden tomar medidas de inmediato para impactar proactivamente los resultados y limitar cualquier retraso o error.

Figure 3: Automated Alerts for changes to Reconciled Account Statuses

5. Obtenga una línea de visión: profundice desde los reportes hasta las conciliaciones: La capacidad de profundizar y auditar desde los reportes hasta los detalles de apoyo proporciona una única “cadena de valor de datos”. Las organizaciones pueden moverse sin problemas a través de los procesos de conciliación y atestación, a los reportes de gestión y, finalmente, a la consolidación y los reportes financieros, todo con una sola línea de visión de regreso a las transacciones. Es importante destacar que los usuarios deben poder acceder directamente desde el balance general a los detalles de las conciliaciones de cuentas.

OneStream realmente alinea las conciliaciones de cuentas con los informes financieros

La clave para conciliaciones de cuentas más efectivas radica no solo en automatizar el proceso, sino también en unificarlo completamente con el cierre financiero y los reportes. Si los balances de prueba del libro mayor se cargan en un solo sistema para la consolidación financiera, los reportes y las conciliaciones de cuentas, los datos siempre estarán sincronizados. El proceso de cierre también será más rápido y eficiente. Es importante destacar que una sola carga de balance de prueba puede, en paralelo, alimentar todos los procesos de reportes, incluidas las conciliaciones de cuentas, desde la misma fuente. Esa habilidad reduce el riesgo de diferencias y acelera el cierre.

Si el proceso está completamente automatizado y unificado, los beneficios de aprovechar los mismos balances de prueba en los procesos de cierre y cumplimiento se vuelven muy claros. ¿Cómo? Bueno, los datos a menudo cambian constantemente en el proceso de cierre debido a eliminaciones y otros ajustes. Dichas actualizaciones, en un sistema automatizado, continúan reflejándose en todos los procesos sin tener que mover físicamente los datos entre soluciones financieras conectadas separadas. Y esa automatización elimina la brecha de integridad de datos (consulte la Figura 4).

Figure 4: The Unified Approach – Eliminates the Data Integrity Gap

OneStream es la ÚNICA solución que puede proporcionar un enlace desde los saldos reportados hasta las cuentas conciliadas. Los usuarios pueden acceder instantáneamente a la conciliación de los reportes financieros en un sistema unificado. Esta capacidad proporciona una visibilidad del 100 % desde los reportes hasta las fuentes de datos, lo que significa que todos los datos financieros y operativos son claramente visibles y fácilmente accesibles.

Clientes 100% satisfechos

La capacidad de unificar los procesos de cierre financiero en paralelo y sin complejidad le da a OneStream la capacidad de reemplazar varias hojas de cálculo y aplicaciones financieras heredadas o conectadas. Y es una gran oportunidad para que las organizaciones impulsen ahorros en el costo total de propiedad y generen retorno de la inversión en OneStream.

A continuación, se muestran algunos ejemplos de clientes con los que hemos trabajado y los beneficios que han logrado con OneStream.

TerraForm Power decidió adoptar un nuevo enfoque de “nube primero” para su estrategia de implementación de software. El panorama de su sistema incluía múltiples aplicaciones heredadas que eran engorrosas y creaban desafíos para los equipos de TI y finanzas de TerraForm Power. También se dependía mucho de Excel®, que carecía de pistas de auditoría y planteaba riesgos para la empresa.

Después de implementar OneStream, la obtención de beneficios ha sido significativa. Tener reportes estandarizados ha ayudado a TerraForm Power a cerrar los libros de manera más rápida y precisa mientras supera las auditorías de manera más confiable. Las interacciones en todo el equipo se mejoran con una sola versión de la verdad. Al llevar las conciliaciones de cuentas a OneStream, la cantidad de cuentas se ha reducido de 700 a 150. Como reemplazo de Blackline, TerraForm Power ahora está ahorrando aproximadamente $100,000 por año en licencias.

West Bend Mutual Insurance (WBMI) utilizaba anteriormente hojas de cálculo de Microsoft Excel® como herramienta de recopilación de datos y generación de reportes para su proceso de cierre de fin de mes. Las asignaciones se realizaron en una herramienta de software diferente que tenía restricciones de procesamiento de tamaño. Las inconsistencias en la recopilación de datos a través de hojas de cálculo de Excel® crearon un proceso de cierre laborioso y propenso a errores. Además, la transparencia de las operaciones al detalle financiero era limitada.

WBMI ha experimentado muchos beneficios al implementar la solución unificada de OneStream™. El mayor beneficio viene en la forma de un proceso de asignación consistente y estable que elimina el tedioso tiempo que tomó hacer las conciliaciones. El ahorro de tiempo combinado para estas actividades asciende a más de dos días por mes. Los ahorros de dos días fueron el resultado de la reducción del tiempo de espera para las cargas de datos y la actualización de los informes a lo largo del mes.

Al igual que TerraForm Power y WBMI, su organización también puede alcanzar un nuevo nivel de riesgo, conquistar la complejidad y mejorar la integridad de los resultados financieros al alinear las conciliaciones de cuentas con los reportes financieros. ¿Cómo? Reemplazando sus hojas de cálculo o soluciones de software de conciliación de cuentas independientes con una plataforma de software CPM unificada.

Aprende más

¿Desea obtener más información sobre cómo las organizaciones están adoptando con éxito soluciones modernas basadas en la nube para el cierre financiero, la consolidación y la generación de reportes? Haga clic aquí para acceder al documento técnico “Conquistar la complejidad en el cierre financiero” de OneStream.