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La planification, la budgétisation et les prévisions aident à établir des buts, des objectifs et des allocations de ressources pour l'entreprise. Par conséquent, la conquête du processus est essentielle pour assurer un partenariat solide et un alignement entre les finances et les opérations concernant les plans d'embauche, les investissements en capital et l'atteinte des objectifs de revenus, de dépenses et de bénéfices.
Cependant, le processus ne se limite pas à la création d'un budget annuel ou d'un plan opérationnel annuel (AOP). Pour être efficace, le processus doit aligner la planification stratégique avec la planification financière et opérationnelle et les moteurs commerciaux granulaires. De plus, dans l'environnement économique volatil et souvent perturbateur d'aujourd'hui, l'utilisation de techniques de planification agiles, telles que les prévisions glissantes basées sur les conducteurs sur une base trimestrielle, mensuelle ou plus fréquente, devient rapidement la norme.
Comme avec la clôture financière et consolidation processus, les processus impliqués dans la planification, la budgétisation et les prévisions peuvent être simples dans une petite entreprise. Mais dans une entreprise de taille moyenne à plus grande avec plusieurs divisions, emplacements et opérations dans le monde entier, le processus peut devenir intimidant. Il n'est pas rare que le processus de budgétisation annuel dans une grande entreprise consomme 3 à 5 mois de l'année lors de la définition des objectifs, de la collecte des soumissions budgétaires des responsables, de la consolidation et de l'examen des résultats, puis de l'itération du processus jusqu'à ce que l'alignement soit atteint et le budget final est approuvé.
La plupart des budgets annuels sont obsolètes peu de temps après leur création. Ainsi, la plupart des organisations ont mis en place une forme de prévisions glissantes revoir et mettre à jour les hypothèses budgétaires sur une base trimestrielle, mensuelle ou plus fréquente selon la nature de l'activité.
Certains processus de prévision s'étendent jusqu'à la fin de l'exercice en cours, par exemple 3 mois de chiffres réels et 9 mois de prévisions. Mais une véritable prévision glissante s'étend sur 4 trimestres ou plus, au-delà de la fin de l'exercice. Cette approche aide les organisations à voir plus loin dans l'avenir et, dans de nombreux cas, a réduit la dépendance vis-à-vis du budget annuel, voire l'a complètement éliminé.
En comparaison, l'utilisation de feuilles de calcul et d'e-mails pour soutenir le processus de budgétisation dans une petite entreprise peut être viable. Mais dans une entreprise plus grande avec des centaines ou des milliers de départements, de centres de coûts et de responsables participant au processus, l'approche du tableur devient lourde. Les principales organisations ont ainsi adopté des applications logicielles de planification, de budgétisation et de prévision spécialement conçues pour gérer la complexité de ces processus. Ces applications incluent un workflow intégré, une gestion des processus, des formulaires de saisie de données et des fonctions de diffusion. Certains éditeurs de logiciels proposent également des applications spécialisées pour des tâches spécifiques, telles que planification des effectifs, planification des immobilisations, la planification de projets et planification des ventes.
Il y a cependant une mise en garde ici. L'utilisation de produits logiciels fragmentés à des fins stratégiques, financières et planification opérationnelle introduisent encore souvent de la complexité en raison de la nécessité de déplacer et de réconcilier les données entre les applications. Cette approche fragmentée crée également le besoin de maintenir et de mettre à niveau plusieurs produits logiciels de planification. Les organisations de premier plan adoptent plutôt des plateformes unifiées qui prennent en charge et alignent les processus de planification dans l'ensemble de l'entreprise. Également appelées solutions de « planification unifiée des activités », ces plates-formes rationalisent et simplifient le processus de planification, réduisent la complexité et augmentent l'agilité, permettant aux directeurs financiers et aux équipes financières de diriger rapidement.